Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів, що містять службову інформацію у Північно-західному апеляційному господарському суді

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ в.о. голови Північно-західного апеляційного господарського суду

№ 33-од/г від 20.07.2021

ІНСТРУКЦІЯ
про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів, що містять службову інформацію у Північно-західному апеляційному господарському суді

1. I. Загальна частина
2. Ця Інструкція визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів, що містять службову інформацію у Північно-західному апеляційному господарському суді (далі - ПЗАГС).

Порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів, що містять службову інформації з питань мобілізаційної підготовки в ПЗАГС регулюється окремою інструкцією, яка затверджується наказом голови суду. 

Інструкція розроблена на підставі Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 р. № 736.

2. У ПЗАГС утворюється постійно діюча комісія з питань роботи із службовою інформацією, положення про яку та склад якої затверджуються окремим наказом голови суду.
3. Працівники, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються головою суду у резолюції до такого документа.
4. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на відділ документообігу та організаційного забезпечення суду.
5. Керівник апарату суду, керівники структурних підрозділів суду здійснюють контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом “Для службового користування”, їх зберігання і використання.

Документам, що містять службову інформацію присвоюється гриф “Для службового користування”.

6. Відділ документообігу та організаційного забезпечення суду ознайомлює працівників з цією Інструкцією під підпис.
7. Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа “Для службового користування” вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до Переліку відомостей, що становлять службову інформацію в Північно-західному апеляційному господарському суді та з дотриманням вимог частини другої статті 6тастатті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації”.
8. До прийняття рішення про присвоєння документу грифа “Для службового користування” особи, зазначені в пункті 7 цієї Інструкції, повинні:

1) перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації”;

2) встановити, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;

3) перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України “Про доступ до публічної інформації”.

В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа “Для службового користування” може бути розглянуто комісією з питань роботи із службовою інформацією ПЗАГС за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.

9. Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв’язку.

У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об’єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 р. № 736, останні беруть на себе письмове зобов’язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформації.

Керівники юридичних осіб, громадських об’єднань без статусу юридичної особи та фізичні особи за розголошення службової інформації несуть відповідальність відповідно до чинного законодавства.

10. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в ПЗАГС порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на голову суду та керівника апарату суду.

Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої чинним законодавством.

11. Під час роботи з документами з грифом “Для службового користування” застосовуються положення діючих інструкцій з діловодства, та національних стандартів, що регламентують порядок складення та оформлення організаційно-розпорядчих документів.
12. 1 У разі ліквідації суду рішення про подальше користування документами з грифом “Для службового користування” приймає ліквідаційна комісія.

ІІ. Приймання та реєстрація документів

13. Приймання та реєстрація документів з грифом “Для службового користування” здійснюється відділом документообігу та організаційного забезпечення ПЗАГС.
14. Вхідна кореспонденція з грифом “Для службового користування” зазначається у журналі обліку конвертів (паковань) за формою згідно з додатком 1 та розкривається відповідальним працівником відділу документообігу та організаційного забезпечення ПЗАГС. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів зазначеним на конверті (пакованні) та у супровідному листі.
15. 15. Документи з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань з відміткою “Літер “М”, що надійшли до відділу документообігу та організаційного забезпечення ПЗАГС, передаються нерозкритими посадовій особі, відповідальній за мобілізаційну роботу, під розписку в журналі обліку пакетів (паковань) із зазначенням дати їх отримання та проставленням печатки “Для пакетів”.
16. За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (паковання), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа зазначеному на конверті (пакованні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у відділі документообігу та організаційного забезпечення ПЗАГС.
17. Надіслані не за адресою документи з грифом “Для службового користування” повертаються відправникові без їх розгляду.
18. Під час реєстрації вхідного документа з грифом “Для службового користування” на першому його аркуші від руки або за допомогою штампа (автоматичного нумератора) відділом документообігу та організаційного забезпечення проставляється відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування ПЗАГС, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання - години і хвилини) одержання документа.
19. Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, відділом документообігу та організаційного забезпечення проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік.
20. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом “Для службового користування” здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.

При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка “ДСК”, наприклад: “01-12/251/2021 ДСК”.

Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.

Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад: “До вх. 03-15/1172/2021 ДСК від 01.07.2021”.

На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.

Супровідний лист, що має примітку “без додатка - відкрита інформація”, також реєструється в реєстраційних формах, що використовуються для реєстрації документів, що містять службову інформацію.

21. Реєстрація документів з грифом “Для службового користування” здійснюється в журналах за формою згідно з додатками 3і 4, на картках.
22. У разі реєстрації вхідних, вихідних, внутрішніх документів на картках оформляється реєстраційно-контрольна картка за формою згідно з додатком 5.

У разі потреби реєстраційно-контрольна картка може бути доповнена іншими реквізитами.

23. Етапи проходження документів з грифом “Для службового користування” в ПЗАГС повинні обов’язково відображатися у реєстраційних формах (журналах, картках).
24. Журнали реєстрації (обліку) документів з грифом “Для службового користування” оформляються працівником, відповідальним за роботу з документами з грифом “Для службового користування” наступним чином: журнали прошнуровуються, аркуші нумеруються (простим олівцем в правому верхньому куті аркуша). На останньому обліченому аркуші здійснюється запис про кількість аркушів у журналі та підписується керівником апарату суду. Підпис завіряється гербовою печаткою суду.

Посадова особа, відповідальна за роботу з документами з грифом “Для службового користування” в кінці діловодного року закриває його підсумковим записом, що містить інформацію про кількість зареєстрованих (облікових) за рік документів, пропущені та літерні номери.

25. Накази з грифом “Для службового користування” реєструються у суді в установленому порядку. Під час реєстрації розпорядчих документів з грифом “Для службового користування” до номеру наказу додається відмітка «ДСК».
26. Після повернення документа від голови суду відділ документообігу та організаційного забезпечення суду передає його на виконання посадовій особі суду відповідно до резолюції.

ІІІ. Друкування і розмноження документів

27. Друкування і розмноження (копіювання) документів з грифом “Для службового користування” за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки в ПЗАГС заборонено, крім випадків встановлених законодавством.
28. Дозволяється друкувати і розмножувати (копіювати) бланки документів, форми, що підлягають заповненню, супровідні листи, які без додатків є відкритою інформацією та ті частини документів, які не містять службової інформації. Службова інформація на таких бланках документів та формах заповнюється вручну кульковою ручкою (у разі необхідності — олівцем) виконавцями цих документів під персональну відповідальність керівників структурних підрозділів, у яких вони створені. При цьому на таких документах під грифом ставиться позначка “по заповненню”, наприклад:

“Для службового користування”

(по заповненню)

29. У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляються гриф “Для службового користування” та номер примірника, наприклад:

Якщо ПЗАГС є розробником документа з грифом “Для службового користування”, може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах, наприклад:

30. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище інших відміток проставляється гриф “Для службового користування”, наприклад:

У разі коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад:

Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом “Для службового користування”, під таким грифом ставиться позначка “(без додатка - відкрита інформація)”, наприклад:

31. На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі, у нижньому лівому куті зазначаються кількість примірників; перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей установи або реквізити акта комісії з питань роботи із службовою інформацією, згідно з якими інформацію віднесено до службової, наприклад:

32. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:

33. На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище, ім’я, по батькові виконавця та номер його службового телефону, наприклад:

34. Після реєстрації створеного документа з грифом “Для службового користування” його чернетки знищуються виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.
35. На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.
36. Документ з грифом “Для службового користування”, одержаний від іншої установи для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах, копіюється у визначеному пунктом 27 цієї Інструкції порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.
37. Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно здодатком 6.

ІV. Надсилання документів

38. Надсилання документів з грифом “Для службового користування” іншим установам у межах України здійснюється рекомендованим поштовим відправленням або кур’єрською службою установи (кур’єрами), підрозділами урядового фельд’єгерського зв’язку, підрозділами органів спеціального зв’язку, підрозділами відомчого фельд’єгерського зв’язку у складі Збройних Сил.

У разі надсилання документів з грифом “Для службового користування” за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку, відомчого фельд’єгерського зв’язку у складі Збройних Сил або органів спеціального зв’язку оформлення конвертів (паковань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.

39. Документи з грифом “Для службового користування”, які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності паковання.
40. На конвертах (пакованнях) зазначаються адреса та найменування установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів із проставленням відмітки “ДСК”. Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.
41. У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа “Для службового користування” проставляється відмітка “Особисто”, а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім’я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 40 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка “Подвійний конверт”.
42. Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакованні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.
43. У разі потреби, на підставі службової записки виконавця, погодженої головою суду, документи з грифом «Для службового користування» можуть бути доставлені адресату на службовому автомобілі суду в межах одного населеного пункту відповідальним працівником суду з обов’язковою відміткою «Нарочно» у Журналі реєстрації вихідних документів з грифом «Для службового користування» та відміткою про отримання такого документа у реєстрі. Підпис у реєстрі за формою згідно з додатком 7 скріплюється печаткою адресата – отримувача. Реєстр у той же день повертається до відділу документообігу та організаційного забезпечення суду.

1. V. Формування виконаних документів у справи

44. Виконані документи з грифом “Для службового користування” групуються у справи згідно із затвердженою в установі зведеною номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справи із грифом “Для службового користування” документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань такої справи.
45. До номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом “Для службового користування”.
46. У графі номенклатури справ “Індекс справи” до номера справи з документами, що мають гриф “Для службового користування”, проставляється відмітка “ДСК”, наприклад: “04-10 ДСК”.
47. На обкладинці справи, що містить документи з грифом “Для службового користування”, у правому верхньому куті проставляється відмітка “Для службового користування”.
48. У разі коли в суді створюється понад 50 документів на рік з грифом “Для службового користування”, вони формуються в окремі справи за видами (накази, інструкції, плани тощо).
49. У разі коли в суді створюється менш як 50 документів на рік з грифом “Для службового користування”, номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком “Документи з грифом “Для службового користування”. Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка “ЕК”, яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією ПЗАГС з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія), яка утворюється та діє відповідно до  Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. № 1004 (Офіційний вісник України, 2007 р., № 59, ст. 2346).
50. Експертна комісія після закінчення року вивчає кожен аркуш справи “Документи з грифом “Для службового користування” і за потреби приймає рішення про її переформування.
51. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
52. Якщо у справі із заголовком “Документи з грифом “Для службового користування” містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка “ЕК” у графі номенклатури справ “Строк зберігання” закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.

1. VI. Користування документами

53. Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом “Для службового користування” передаються працівникам відповідно до резолюції голови суду.

Справи з грифом “Для службового користування” видаються у тимчасове користування і приймаються під підпис у журналі за формою згідно з додатком 8.

54. Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.

Про видачу справ з грифом “Для службового користування” з архіву суду робиться запис у книзі видачі справ у робочі приміщення суду.

55. Справи з грифом “Для службового користування” видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.
56. За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом “Для службового користування”, їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією голови суду можуть видаватися працівникам інших установ.

На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка “Копія”. Витяги з документів оформляються на відповідному бланку суду.

57. Копії документів та витяги з них засвідчуються начальником відділу документообігу та організаційного забезпечення, наприклад:

58. Після ознайомлення з документами з грифом “Для службового користування” на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.
59. У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів з грифом “Для службового користування” у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення. Порядок оформлення робочого зошита визначається інструкцією установи.
60. Працівник іншої установи може ознайомитися із змістом документа з грифом “Для службового користування”, отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи - розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.
61. Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом “Для службового користування”, для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.
62. У разі надходження до суду запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф “Для службового користування”, здійснюється з урахуванням вимог пункту 64 цієї Інструкції перегляд такого документа з метою перевірки відповідності запитуваної інформації сукупності вимог, передбачених частиною другоюстатті 6 Закону України “Про доступ до публічної інформації”, щодо обмеження доступу до інформації на момент надходження запиту. Авторові запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої відповідно до зазначеного Закону не обмежено.

За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до установи іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.

VII. Перегляд документів з грифом “Для службового користування”

63. Перегляд документів з грифом “Для службового користування” проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п’ять років.

Скасування грифа “Для службового користування” здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.

Перегляд документів з грифом “Для службового користування” з метою можливого скасування грифа обов’язково здійснюється під час підготовки:

справ для їх передачі до архіву суду;

документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до державних архівних установ.

64. Рішення про скасування грифа “Для службового користування” чи його підтвердження приймається комісією з питань роботи із службовою інформацією суду.
65. За рішенням комісії з питань роботи із службовою інформацією строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.
66. Рішення комісії з питань роботи із службовою інформацією суду оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу головою суду. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф “Для службового користування” або строк обмеження доступу до яких продовжено.

Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом із справами до архіву суду, а у разі передачі документів Національного архівного фонду на постійне зберігання - до державних архівних установ.

67. Про скасування грифа “Для службового користування” письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ. За потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією суду.
68. На обкладинках справ та документах гриф “Для службового користування” погашається завідувачем архіву відділу документообігу та організаційного забезпечення суду шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.

VIІI. Підготовка справ до передачі на архівне зберігання та знищення

69. Експертиза цінності документів з грифом “Для службового користування” та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.

Після закінчення діловодного року справи, які містять документи з грифом “Для службового користування”, упорядковуються таким чином:

документи у справі розміщуються за хронологією надходження або створення  (від січня по грудень);

складаються внутрішній опис за формою згідно з додатком 9;

аркуші нумеруються арабськими цифрами наскрізною нумерацією у правому верхньому куті олівцем або механічним нумератором. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо;

засвідчувальний напис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі та кількість аркушів внутрішнього опису робиться на окремому аркуші.

У кінці кожної закінченої справи з грифом “Для службового користування”, а також:

наявність літерних і пропущених номерів аркушів;

номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

номери великоформатних аркушів;

номери конвертів з укладеннями;

кількість аркушів укладень.

Після засвідчувального напису працівник, який сформував справу, ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою відділу документообігу та організаційного забезпечення суду. Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний розпорядчий документ.

70. Упорядкування справ проводиться у структурному підрозділі, де створено справу.

Справи з грифом “Для службового користування” після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання та особові справи оправляються у тверду обкладинку.

71. 71. Справи постійного та тривалого зберігання з грифом “Для службового користування” та особові справи включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі “Індекс справи (тому, частини) з документами з грифом “Для службового користування” додається відмітка “ДСК”.
72. Під час передачі справ з грифом “Для службового користування” на постійне зберігання до державної архівної установи, установа-фондоутворювач разом з актом приймання-передавання справ, оформленим в установленому порядку, подає державній архівній установі лист, у якому визначається порядок користування такими справами.
73. Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи з грифом “Для службового користування”, строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ суду в цілому.
74. Документи, справи, видання з грифом “Для службового користування”, вилучені для знищення експертною комісією суду у складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.
75. В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії, їх підписів, дати знищення, наприклад:

76. Після знищення документів з грифом “Для службового користування” в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад десять років) зберігання робиться відмітка “Документи знищено. Акт від ___ ________ 20__ р. № __”.

ІХ. Забезпечення збереженості документів та проведення перевірки їх наявності

77. Справи з грифом “Для службового користування” з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою зведеною номенклатурою справ до моменту їх передачі в архів суду.
78. Документи і справи з грифом “Для службового користування” зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях або сховищах архіву. Шафи, сейфи, службові приміщення, сховища архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.

Порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток та порядок ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них визначаються головою суду.

Зберігання документів і справ із грифом “Для службового користування” здійснюється працівниками, які безпосередньо отримали їх під розписку, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

79. Документи з грифом “Для службового користування” можуть перебувати у працівників на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання.
80. Передача документів з грифом “Для службового користування” структурним підрозділам здійснюється через відділ документообігу та організаційного забезпечення суду з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.

Передача одержаних у відділі документообігу та організаційного забезпечення суду документів з грифом “Для службового користування” всередині одного структурного підрозділу для виконання (ознайомлення) від одного працівника структурного підрозділу іншому працівникові того самого підрозділу здійснюється на підставі резолюції.

81. Забороняється переміщення документів з грифом “Для службового користування” з однієї справи до іншої без повідомлення відділу документообігу та організаційного забезпечення суду. Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах, у тому числі внутрішніх описах.

Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом “Для службового користування” забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, суду архів суду або відділ документообігу та організаційного забезпечення суду за письмовою вказівкою голови суду здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому у відділі документообігу та організаційного забезпечення суду повинні залишитися протокол про вилучення документів з їх засвідченими копіями.

82. Документи з грифом “Для службового користування” не дозволяється виносити за межі суду, крім випадків передачі документів на виконання у структурні підрозділи, що розташовуються поза межами основного приміщення суду, та у разі виникнення необхідності в їх узгодженні, підписанні в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа з грифом “Для службового користування” за межі суду здійснюється на підставі резолюції голови суду. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість його прочитання.
83. Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом “Для службового користування”. У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.
84. В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, голова суду ставить на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом “Для службового користування” до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.
85. Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан документів, справ з грифом “Для службового користування”), не рідше ніж один раз на рік перевіряється комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом “Для службового користування” після завершення діловодного року та формування справ.

Строк проведення перевірки та склад комісії з питань її проведення визначаються наказом голови суду.

86. Результати перевірок, зазначених у пункті 85 цієї Інструкції, оформляються актом за формою згідно з додатком 10.

Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника свого структурного підрозділу, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт голову суду та начальника відділу документообігу та організаційного забезпечення.

У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також органові СБУ із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.

87. Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує комісія з питань роботи із службовою інформацією. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі - розслідування), за рішенням голови суду може утворюватися спеціальна комісія.
88. Спеціальна комісія має право отримувати від працівників суду письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.
89. Члени комісії з питань роботи із службовою інформацією та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об’єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.
90. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії та подається голові суду на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією голови суду не більш як на один місяць.

Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.

91. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність установ, а також наводиться перелік втрачених документів.
92. Відмітка про втрату документів вноситься відділом документообігу та організаційного забезпечення до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.
93. Довідка про причини відсутності втрачених документів, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву суду для включення її до справи.

Х. Охорона службової інформації під час міжнародного співробітництва

94. Охорона службової інформації під час міжнародного співробітництва у суді здійснюється відповідно до Порядку взаємодії Державної судової адміністрації України, територіальних управлінь Державної судової адміністрації України, апеляційних і місцевих судів під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України.