Положення про відділ документообігу та організаційного забезпечення

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ керівника апарату

Північно-західного апеляційного

господарського суду

від 11.02.2022 №8-од/к

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ документообігу та організаційного забезпечення

Північно-західного апеляційного господарського суду

І. Загальні положення 

1. Положення про відділ документообігу та організаційного забезпечення Північно-західного апеляційного господарського суду (далі - Положення) встановлює єдині засади діяльності, завдання, обсяг посадових обов'язків та основні вимоги щодо їх виконання, права та відповідальність працівників відділу документообігу та організаційного забезпечення Північно-західного апеляційного господарського суду.
2. Відділ документообігу та організаційного забезпечення Північно-західного апеляційного господарського суду (далі – відділ) є структурним підрозділом Північно-західного апеляційного господарського суду (далі - суд) і забезпечує діяльність суду з питань, що належать до компетенції відділу.
3. Положення про відділ затверджується наказом керівника апарату суду.
4. Відділ документообігу та організаційного забезпечення безпосередньо підпорядковується керівнику апарату суду
5. Загальний контроль за діяльністю відділу здійснює голова суду та керівник апарату суду.
6. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, Господарським процесуальним кодексом України, Господарським кодексом України, Законом України "Про судоустрій і статус суддів", іншими законами України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, іншими нормативно-правовими актами, наказами, розпорядженнями голови суду, керівника апарату суду та цим Положенням.

ІІ. Основні функції та завдання відділу 

1. Відповідно до основних завдань, визначених цим Положенням, відділ здійснює та забезпечує:

• організацію діловодства в суді, встановлення єдиного порядку документування, методичне керівництво і контроль за дотриманням порядку роботи з документами у суді;
• прийом та реєстрацію кореспонденції що надходить до суду;
• передачу зареєстрованих документів до структурних підрозділів на виконання;
• організацію роботи щодо належного передавання процесуальних документів і судових справ для розгляду;
• реєстрацію та відправку процесуальних та інших документів, що направляються за межі суду;
• облік звернень фізичних та юридичних осіб, які подаються до суду;
• отримання та відправлення електронних документів через електронну адресу суду;
• ведення архіву та архівної справи в суді;
• в межах своєї компетенції надання відомостей за запитами на інформацію з урахуванням вимог Закону України “ Про доступ до публічної інформації ”;
• аналіз документообігу за рік і за необхідності здійснює підготовку пропозицій керівнику апарату суду щодо вдосконалення роботи з документами та діловодства в цілому;
• проведення періодичної перевірки (не рідше ніж два рази на рік) стану діловодства в структурних підрозділах апарату суду;
• контроль за дотриманням встановленого процесуального порядку направлення касаційних скарг;
• контроль за станом справ, які надсилаються за межі суду;
• зберігання документації, що не стосується процесуальної діяльності суду, передачу на державне зберігання в установленому порядку;
• складання зведеної номенклатури справ суду;
• оформлення та зберігання номенклатурних справ суду;
• забезпечення архівної роботи в суді;
• виконання інших завдань та функцій, пов’язаних з належною організацією діловодства в суді.

ІІІ. Організація роботи відділу 

1. Відділ документообігу та організаційного забезпечення очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог законодавства про державну службу та трудового законодавства.
2. Начальник відділу має заступника, який призначається на посаду і звільняється з посади наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог законодавства про державну службу та трудового законодавства.
3. У разі відсутності начальника відділу його обов’язки виконує заступник начальника відділу. У разі відсутності начальника відділу та заступника начальника відділу, обов'язки начальника відділу виконує головний спеціаліст відділу на підставі наказу керівника апарату суду.
4. Посадові обов'язки начальника, його заступника, працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються керівником апарату суду.
5. У відділі функціонує архів суду, який забезпечує приймання на зберігання, видачу архівних документів, здійснює інші завдання з питань архівної справи.
6. Архів суду очолює завідувач архіву, який призначається на посаду та звільняється з посади керівником апарату суду.
7. У відділі систематично проводяться оперативні наради з питань основних напрямків діяльності відділу.
8. Відділ здійснює організацію роботи та забезпечує виконання завдань відповідно до Плану роботи суду, Плану роботи відділу.

1. IV. Права та обов'язки працівників відділу 

1. Працівники відділу мають право:

• користуватися правами і свободами, передбаченими Конституцією України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу" та іншими актами законодавства;
• на соціальний та правовий захист відповідно до свого статусу;
• за дорученням керівництва суду представляти інтереси суду на підприємствах, установах та організаціях, органах влади з питань, що належать до його компетенції;
• для належного виконання посадових обов'язків тісно співпрацювати з всіма структурними підрозділами суду та працівниками суду;
• за погодженням з керівництвом суду залучати інших працівників апарату суду для своєчасного та  якісного виконання завдань відділу;
• брати участь у нарадах та зборах трудового колективу суду.

2. Працівники відділу зобов'язані:

• забезпечувати організацію, своєчасне і якісне виконання дорученої їм роботи;
• дотримуватися Конституції та законів України, інших нормативно-правових актів, вимог Присяги державного службовця, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, Загальних правил етичної поведінки державного службовця, Правил поведінки працівника суду, Правил внутрішнього трудового розпорядку, посадових інструкцій, правил охорони праці та протипожежної безпеки, інструкцій по роботі з документами, вимог інших документів, які стосуються роботи суду;
• дотримуватись встановлених правил ведення діловодства;
• виконувати свою роботу у взаємодії з працівниками інших відділів;
• постійно підвищувати свій освітньо-професійний рівень роботи.

1. V. Відповідальність 

1. Працівники відділу відповідно до Кодексу законів про працю України, Закону України "Про державну службу", Закону України «Про запобігання корупції», несуть відповідальність за порушення трудової дисципліни, неякісне або несвоєчасне виконання посадових обов'язків і завдань, бездіяльність або невикористання наданих прав, порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов'язаних із прийняттям на державну службу та її проходженням.
2. Працівники відділу документообігу та організаційного забезпечення є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що містяться в них.